Papierloses Büro: Ein Fahrplan für Sie zur Umsetzung

Papierloses Büro – wie klingt das in Ihren Ohren? Haben Sie auch genug von den Zetteln, den Ausdrucken, den Rechnungsstößen und den ganzen drangehefteten Notizen und Post-Its, die immer dann verschwinden, wenn etwas Wichtiges draufstand? Wie wäre es, die Unterlagen online sicher verwahrt zu haben, nachvollziehbar wo sie sind? Das Ziel, ein papierloses Büro zu führen, klingt in den Ohren der meisten hervorragend und ist technisch gut umzusetzen (und die Idee ist gar nicht so neu: Die Business Week berichtete schon im Jahr 1975 darüber). Allerdings steckt hinter dem Begriff „papierloses Büro“ einiges an Vorbereitung und ein gewisses Mindset, um den reibungslosen Umstieg und Neustart zu ermöglichen. Wenn Sie das reizt, haben wir in diesem Blogbeitrag einige Tipps für Sie! Los geht’s in Richtung papierloses Büro!

Vor allem hier das halbe Leben: Organisation

Um von einer bestehenden Struktur mit „normaler“ Papierverwaltung auf ein papierloses Büro umzusteigen, sind einige organisatorische Schritte nötig. Erst mal sollen Sie sich einen Überblick über die Dokumente und Ordner verschaffen, die Sie aktuell nutzen. Sortieren Sie sie nach Relevanz – welche Dokumente können vorab entsorgt, welche digitalisiert werden? Und passt die gewachsene, bestehende Ordnerstruktur überhaupt noch zu Ihrer aktuellen Situation? Nutzen Sie Werkzeuge, die Ihnen diesen Umstieg auf ein papierloses Büro erleichtern.

Die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro

Alle Unterlagen, die Sie bereits in Papierform haben und online brauchen, können Sie mittels Scanner digitalisieren: Es gibt bereits solche, die beidseitig scannen und die Ergebnisse direkt in die Dropbox hinzufügen können. Von Vorteil sind dabei Scan-Apps, die die Dateien im gewünschten Format abspeichern. Auch Handykameras mit automatischen Uploadvorgängen können gute Dienste leisten.

Auch bei Ihnen laufen sicher schon viele Prozesse digital ab: elektronische Dokumentenübermittlung, E-Mails und Chats, Ablage in elektronische Ordner. Trotzdem wird noch zu oft ausgedruckt, sei es zur physischen Ablage oder um es besser lesen zu können. Aber denken Sie um – anstatt die Agenda für jeden Besprechungsteilnehmer auszudrucken, bietet es sich an, diese über einen Beamer zu projizieren und gleich zu protokollieren! So haben alle papierlos den gleichen Wissenstand und können effizienter arbeiten.

Wie die Profis: Ihre Daten in der Cloud

Besonders wenn Sie viel mit anderen an denselben Dokumenten arbeiten, aber auch wenn Sie viel unterwegs sind oder Ihnen unkomplizierte und sichere Datenspeicherung ein dringendes Anliegen ist, eignet sich das Nutzen der Cloud besonders. Ihre Daten in der Cloud heißt, sie sind auf einem Server gespeichert, der sie überall online verfügbar macht. Achten Sie auf die Datensicherheit im Sinne der DSGVO – nutzen Sie ein vertrauenswürdiges Serverangebot innerhalb der EU, um datenrechtlich auf der sicheren Seite zu sein! Die Cloud bietet hohe Flexibilisierung und spart Ihnen das Mitschleppen von Zettelkonvoluten und Ordnern: Ihr papierloses Büro! Auch die meisten neuen Tools nutzen die Cloud und vermeiden mühsame Softwareinstallationen, wie unser Buchhaltungstool Q-Tax.

Besser papierlos: gemeinsames Arbeiten

Besonders bei diesem Aspekt bietet ein papierloses Büro viele Vorteile. Bereits seit langem unterstützen hilfreiche Tools papierloses gemeinsames Arbeiten. So gut wie jeder hat schon mithilfe von Doodle Termine gefunden, viele nutzen freigegebene oder gemeinsame Kalender. Microsoft OneNote, Google Docs oder Tabellen erlauben gleichzeitiges Bearbeiten von Texten oder Tabellen – Änderungen von anderen werden teilweise sogar in Echtzeit angezeigt! Sie sparen Zeit und Papier, wenn Sie diese Tools nutzen. Besser als Kommunikation per E-Mail ist jedenfalls intern eine Art Messengersystem, wodurch viele Mitarbeiter am gleichen Wissensstand sein können, ohne E-Mails mit vielen Personen im CC hin und her zu schicken. Diese sparen sich zusätzlich das Aufräumen ihrer Postfächer.

Und dann?

Auch gut ein- und durchgeführte Arbeitsprozesse sollen immer wieder evaluiert werden. Bringt mein papierloses Büro das, was ich mir erwarte? Nutze ich Hilfsmittel richtig? Gibt es ein besseres, passenderes Tool? Laufend kommen derart viele praktische Lösungen auf den Markt, dass wahrscheinlich immer wieder eine gute Möglichkeit für jeden dabei ist. Um sich nicht dauernd damit beschäftigen zu müssen, hilft es, einige wenige gute Quellen für Tipps zu haben.

Das bringt Ihnen ein papierloses Büro

Sie arbeiten nachhaltig, sparen Druck- und Papieraufwand. Platz und Material. Ihr Zeitmanagement wird effizienter, das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten produktiver. Sie können mobiler sein und arbeiten. Ihre Unterlagen sind durch zentrale digitale Ablage für alle Berechtigten von überall verfügbar und Informationen schneller auffindbar. Ihr Unternehmen gewinnt an Wettbewerbsfähigkeit und Zusammenarbeitsqualität. Dafür rentiert sich der Aufwand beim Einführen und die Disziplin bei der Umsetzung. Starten auch Sie mit der Realisierung des Projekts „papierloses Büro“?