Zeitmanagement: Mit diesen Tipps läuft Ihnen die Zeit nicht davon

Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie morgens aufwachen und nicht wissen, mit welcher Tätigkeit sie zuerst beginnen sollen, in der ganzen Flut an zu erledigenden Aufgaben? Dabei wäre die Reihenfolge ganz egal, denn der Tag hat „nur“ 24 Stunden und dringend ist so vieles? Auch wirklich dringend? Um produktiv zu arbeiten, ist zentral, Struktur und Übersicht behalten. Wie Sie dies am besten schaffen und Ihren Arbeitstag produktiv meistern, verraten wir Ihnen hier: eine Zeitmanagement-Anleitung sowohl für Selbstständige, als auch Angestellte/Arbeiter.

Überblick verschaffen & strukturieren

Die Frage aller Fragen lautet: Was muss erledigt werden und bis wann?

Gibt es für die Aufgaben Deadlines? Sind die Tätigkeiten wiederkehrend zu erledigen? Haben sie Priorität oder kann man sie getrost auf den nächsten Tag verschieben?

Für all diese Termine einen Plan und eine Übersicht zu haben, fällt oft gar nicht leicht. Der alles entscheidende Punkt ist gut organisiertes Zeitmanagement.

Machen Sie sich nicht nur nicht nur einen Tag und die Deadlines bewusst, sondern verschaffen Sie sich einen Überblick über einen längeren Zeitraum – wöchentlich oder monatlich. Nur so bietet Ihnen gutes Zeitmanagement den Gesamtüberblick über die Tätigkeiten, die in der nächsten Zeit anfallen, und Sie können Ihre Woche danach ausrichten. Bringen Sie dabei eine Struktur in Ihren Ablauf.

Stellen Sie Termine und Deadlines übersichtlich dar. Gut unterstützt kann dies durch das Befüllen eines Kalenders in Papierform oder eines Systems auf mobilen Geräten mit den Daten.

Priorisierungen und Deadlines

Haben Sie nun einen Überblick über Ihre zu erledigenden Tätigkeiten, können Sie diese nun im zweiten Schritt nach Priorität und Arbeitsumfang reihen bzw. ranken. Definieren Sie in Ihrem Zeitmanagement die wichtigste Aufgabe des Tages, die unbedingt erledigt werden muss und reihen Sie die weniger wichtigen dahinter.

Tipp: Es gibt immer Aufgaben, die weniger gerne erledigt werden. Wie wäre es, trotz Reihung mal mit diesen gleich zu beginnen? Danach kann der Tag ja nur noch besser werden.

Spielraum einplanen

Was kann man auf den nächsten Tag verschieben?

Nicht jede Aufgabe muss auf die Sekunde erledigt sein oder hat strenge Deadlines. Trotzdem müssen sie gemacht werden. Gutes Zeitmanagement plant stets Pufferzeiten ein, um Fristen garantiert einhalten zu können. Verzögerungen, Überschneidungen, technische Probleme oder spontane Termine kommen immer wieder mal vor.

Ablenkungen vermeiden

Nur noch diese eine E-Mail beantworten, denken Sie sich und verlieren Minute um Minute. Danach noch in den Social Media-Kanälen surfen. Zeitfresser, die Ihnen wertvolle Minuten rauben. Überlegen Sie, wie Sie diesen Ablenkungen am besten widerstehen können. Wie wär’s, das Handy auf lautlos zu schalten, oder noch radikaler, das Handy aus dem Büro zu legen, bis Sie Ihre Aufgabe erledigt haben?

Tipp: Für einen bewussteren Tagesablauf und ein besseres Zeitmanagement empfiehlt es sich, fixe Arbeitseinheiten im Vorhinein festzulegen, an denen konstruktiv und konzentriert gearbeitet wird.

Pause mit Jause

Planen Sie auch an den stressigsten Tagen genug Pausenzeit ein. Eine sinnvolle Nutzung Ihres Zeitmanagements ist aber auch hier sehr wichtig. Ein paar Schritte an der frischen Luft, ein Power Nap eine leckere Jause, anstatt den Kopf mit Vorbereitungen für die nächste Arbeitseinheit zu belasten, hilft Ihnen, wieder Energie zu tanken. Sie werden merken, diese kurzen Pausen erhöhen Ihre Leistungskurve wieder und Sie können produktiver weiterarbeiten.

Hilfreiche Tools für Ihr Zeitmanagement

Ob Sie eine einfache To-Do-Liste auf Papier schreiben oder in App-Form verwenden, ein Zeitmanagement-Tool verwenden, oder eine umfassendere Projektmanagement-App nutzen, ist ganz Ihrem Geschmack überlassen. Gleichermaßen eignen sich auch Whiteboards oder Flipcharts, um Aufgaben zu visualisieren. Produktiv sein kann so einfach sein!

Am Ende des Tages werden Sie begeistert sein, wie viele Tätigkeiten sich unterbringen lassen. Der Feierabend lässt sich so gleich viel besser genießen – vergessen Sie nicht, ihn in Ihrem Zeitmanagement zu berücksichtigen!